Brugsvilkår

1. Parter og anvendelsesområde

Linkivo leveres af CT-IT ApS, CVR 45578267 (”Linkivo”, ”vi” eller ”os”). Kunden er den virksomhed, som opretter eller får adgang til en Linkivo-konto. Tjenesten udbydes til erhvervsmæssig brug og er ikke rettet mod forbrugere.

En særskilt ordre, tilbud, databehandleraftale eller serviceniveauaftale går forud for disse vilkår, hvis dokumenterne er i konflikt.

2. Tjenesten

Online tilmelding omfatter aktuelt Shopify + Rackbeat. Kombinationer med e-conomic kræver en særskilt aftale om opsætning og kan ikke købes online. Systemvalget bestemmer forbindelserne og én tilladt vej pr. dataområde. Shopify leverer salg. Når Rackbeat er valgt, styrer Rackbeat lagerdata og leverer fakturagrundlaget til e-conomic. Med alle tre systemer overføres salget ikke samtidig direkte fra Shopify til e-conomic. Overførsler er slået fra, indtil forbindelser og opsætning er godkendt.

Den konkrete funktionalitet afhænger af kundens plan, opsætning, de tilsluttede systemers API’er og de adgangsrettigheder, kunden stiller til rådighed.

Hvor det er særskilt aftalt, opretter direkte Shopify → e-conomic fakturakladder fra betalte salg med én valgt basisvaluta, ét salgsland og én momssats. Rabatter og fragt kontrolleres mod totalerne. Ændrede, annullerede eller refunderede salg, gavekort, told, blandede momssatser og valutaafvigelser kræver afstemning. Automatisk bogføring, betaling, bogføring af lagerværdi og styklisteberegning indgår ikke. Kørsler sker manuelt eller efter tidsplan; der loves ikke øjeblikkelig realtidssynkronisering.

Eksisterende assisterede aftaler kan desuden omfatte udvalgte modsatrettede flows, leverandørdata, kontakter, leveringsadresser, valutapriser, prisaftaler og særskilt gemte Linkivo-udvidelser med redigering, import og eksport. Disse funktioner afhænger af den aftalte opsætning og leverandørernes API-understøttelse.

Kunder kan indsende ønsker til særlige funktionstilføjelser. Linkivo kan efter en konkret vurdering udvikle mindre, genanvendelige tilføjelser uden særskilt udviklingsvederlag, når ønsket passer til platformens produktretning og kan indgå i standardproduktet. Linkivo afgør, om ønsket er omfattet, og aftaler omfang, prioritering og forventet levering skriftligt med kunden. Kundespecifikke projekter, nye integrationer og arbejde, som ikke kan indgå i standardproduktet, er ikke omfattet af dette tilbud.

3. Konto og adgang

En indsendt onboarding er en ansøgning og opretter ikke i sig selv en aktiv kundekonto. E-mailen skal bekræftes med en engangskode. Kundekontoen klargøres først til aktivering, når Stripe via en signeret hændelse har bekræftet det krævede abonnement.

Ved hvert almindeligt login skal brugeren efter korrekt adgangskode indtaste en engangskode sendt til kontoens registrerede e-mailadresse. En aktiv dashboard-session udløber efter 30 minutters inaktivitet, hvorefter et nyt login og en ny engangskode kræves.

Kunden skal sikre, at brugeroplysninger er korrekte, at adgang kun gives til autoriserede personer, og at loginoplysninger ikke deles. Kunden er ansvarlig for handlinger foretaget gennem egne brugere, medmindre misbruget skyldes forhold hos Linkivo.

Vi kan midlertidigt begrænse adgang ved mistanke om misbrug, sikkerhedshændelser, manglende betaling eller væsentlig misligholdelse. Kunden orienteres, når det er forsvarligt.

4. Kundens systemer og ansvar

Kunden skal have ret til at forbinde Shopify, RackBeat, e-conomic og andre systemer samt til at behandle og overføre de valgte data. Kunden skal opretholde nødvendige abonnementer, API-adgange, korrekte SKU’er og en forsvarlig master-dataopsætning.

Kunden kan angive en eller flere e-mailmodtagere til beskeder om godkendelser, driftsadvarsler og fejl. Kontoens registrerede e-mail anvendes som standard. Kunden kan vælge, hvilke advarselskategorier der udløser almindelige mails om kørselsadvarsler. Godkendelser og fejlede kørsler varsles separat. Hvis advarselskategorier fravælges, er kunden fortsat ansvarlig for at følge dashboard og kørselslogs. Kunden er ansvarlig for, at de tilføjede personer må modtage oplysningerne, og for at fjerne adresser, som ikke længere skal have adgang til driftsbeskeder.

Linkivo kan som en del af den valgte automatisering oprette manglende tekniske stamdata i et tilsluttet system, eksempelvis varegruppe, kundegruppe, betalingsbetingelse eller lagerlokation i RackBeat. De konkrete valg gemmes pr. kunde som stabile system-ID’er. Kunden skal kontrollere, at grupper, moms-, betalings- og lagerregler passer til virksomhedens drift, før automatisk ordre- eller lagersynkronisering anvendes i produktion.

Ordreflow kan efter kundens valg matche eller oprette kunder på e-mail, overføre ordrespecifikke adresser, bekræfte ordrer til pluk og oprette eller bogføre fakturaer efter afstemning. Kunden skal godkende kundegrupper, landeregler, moms og betalingsbetingelser før aktivering. Et plukflow markerer ikke i sig selv varer som afsendt. Fakturaer sendes ikke automatisk med e-mail gennem dette ordreflow. Ukendt skrivestatus eller tvetydigt kundematch stopper videre automatisk behandling og kræver kontrol.

Når automatisk annullering er valgt, forsøger Linkivo at annullere den entydigt tilknyttede RackBeat-ordre, når Shopify-ordren annulleres. Allerede afsendte, delvist afsendte, fakturerede eller på anden måde låste ordrer kan kræve manuel behandling, kreditnota eller returflow, hvis RackBeat ikke tillader en direkte annullering. Kunden skal følge op på fejl og manuelle beslutninger i Linkivos driftslog.

Når RackBeat vælges som produktmaster, kan Linkivo oprette og opdatere Shopify-produkter, varianter, lagerkoblinger og collections ud fra de valgte varegrupper og produktfelter. Kunden er ansvarlig for at kontrollere produktnavne, priser, momsstatus, publiceringsstatus, SKU’er og webshopstruktur før og efter den første automatiske synkronisering.

Før en e-conomic-overførsel skal kunden kontrollere gruppe- og betalingsbetingelsesmappings, moms, valuta, eksisterende poster og startdato og deaktivere overlappende flows i andre integrationer. En prøvekørsel læser og validerer data uden ændringer i de eksterne systemer; kun en faktisk overførsel kan bekræfte skriveadgang. Regnskabskladder skal kontrolleres i økonomisystemet før bogføring. Usikre API-resultater kræver afstemning, før automatisk oprettelse kan fortsætte. Kunden bør kontrollere den første synkronisering og væsentlige ændringer. Linkivo må ikke bruges til ulovlige formål, uautoriseret adgang, skadelig kode eller behandling, som krænker tredjemands rettigheder.

Valgfrie feltregler kan oversætte, sammensætte, erstatte eller tømme understøttede værdier. Når en administrator aktiverer kunderegler fra RackBeat til Shopify, kan reglerne opdatere kundeprofiler, adresser, tags og metafelter og, hvis det særskilt tillades, oprette kunder. Kunden skal kontrollere reglers output, kundematch og feltejerskab før aktivering. Gemning af feltregler aktiverer ikke i sig selv kundesynkronisering. Aktive ordreregler kan opdatere leveringsdatoer på eksisterende RackBeat-ordrer ud fra matchede Shopify-ordrer, når integrationen og webhook-automatisering er aktive, også når ordreimport er slået fra. Disse regler opretter ikke ordrer.

5. Personoplysninger

Kunden er som udgangspunkt dataansvarlig for kunde-, ordre- og medarbejderoplysninger, der sendes gennem integrationen. CT-IT ApS behandler integrationsdata efter kundens dokumenterede instruks og vil normalt være databehandler for denne behandling.

Når behandlingen kræver det, indgår parterne en særskilt databehandleraftale, som beskriver formål, datatyper, sletning, sikkerhed og underdatabehandlere. Kunden må ikke sende følsomme personoplysninger gennem Linkivo, medmindre det er særskilt aftalt og lovligt.

6. Abonnement, priser og betaling

For nye abonnementer tilbyder de offentlige Shopify + Rackbeat-planer månedlig kapacitet: op til 200 kørsler til 149 kr. og op til 1.000 kørsler til 199 kr. Ved behov for mere end 1.000 kørsler pr. måned skal kunden kontakte os for en aftale om pris og kapacitet. Pris og omfang for øvrige integrationer aftales særskilt. Hvor flere forbindelser deler et aftalt abonnement, bruger hver af den fælles kapacitet, og et kontrolleret systemskift bevarer abonnementets identitet. Alle beløb er pr. måned i danske kroner ekskl. moms. Eksisterende abonnementer beholder deres aftalte pris og kapacitet, medmindre en ændring aftales særskilt. Eksisterende assisterede aftaler kan have særskilte vilkår. Funktionsønsker, der accepteres efter afsnit 2, udvikles uden særskilt udviklingsvederlag. Onboarding, kundespecifik udvikling, datarens og øvrige ydelser uden for standardproduktet kan aftales og faktureres separat.

Et skriftligt introduktions- eller kampagnetilbud kan ændre den første betaling, herunder give den første måned uden abonnementsbetaling. Det skriftlige tilbud angiver omfang og varighed. Efter tilbudsperioden faktureres den valgte månedsplan til normal pris, indtil den opsiges, medmindre andet er aftalt skriftligt.

Abonnementet faktureres månedligt forud og fornyes automatisk, indtil det opsiges. Produkt og pris vælges i Linkivo, men den afgørende pris, valuta og kapacitet kontrolleres igen på serveren mod Linkivos Stripe-priser. Et ændret frontendfelt kan derfor ikke ændre den opkrævede pris eller give adgang til et andet produkt.

Stripe håndterer Checkout, kortoplysninger, kvitteringer og den selvbetjente betalingsportal. Gældende moms beregnes automatisk i Stripe Checkout ud fra kundens faktureringsadresse, land og momsnummer. Da Linkivo udbydes til virksomheder, skal kunden oplyse et understøttet momsnummer i Checkout, hvor Stripe understøtter indsamlingen. Linkivo gemmer ikke fulde kortoplysninger, men gemmer nødvendige Stripe-kunde-, abonnements- og betalingsreferencer. Kunden er ansvarlig for at holde betalings-, virksomheds- og faktureringsoplysninger opdateret.

Ved manglende betaling kan adgangen sættes på pause efter påmindelse. Dette fritager ikke kunden for allerede forfaldne beløb.

7. Planbegrænsninger og merforbrug

En kørsel er én serverbehandling af nye eller ændrede integrationsdata, startet af en webhook, tidsplan eller autoriseret manuel handling. Afviste dubletter opretter ikke en ny kørsel. Automatiske tekniske genforsøg og fortsættelse af et afbrudt Shopify-salgsjob genbruger den oprindelige kørsel; øvrige nye manuelle kørsler tæller selvstændigt. Prøvekørsler og tomme direkte Shopify-salgskontroller tæller ikke. Direkte Shopify-salg behandles i portioner på højst 50 salg; efterfølgende sider tæller som separate kørsler. En påbegyndt overførsel tæller, også hvis den senere fejler på grund af data eller et eksternt system.

Kunden kan vælge hændelsesstyrede kørsler, faste hverdagsintervaller eller kørsler i et planlagt tidsrum. Den valgte frekvens kan påvirke antallet af månedlige kørsler. Ved hændelsesstyring behandles kun opdateringer fra det system, der er valgt som kilde eller master for det relevante dataområde; opdateringer i målsystemet kan derfor blive ignoreret for at forebygge synkroniseringssløjfer.

Forbruget måles pr. Stripe-betalingsperiode. Når en fast grænse er nået, bliver nye kørsler afvist, indtil perioden fornyes eller kunden vælger en højere kapacitet. Abonnementer, som ikke er aktive eller betalt, kan ikke starte nye integrationskørsler. Kunder med særskilte aftaler kan have særskilt adgang uden offentlig plan, indtil den aftalte overgang er gennemført.

Kapacitet over 1.000 kørsler pr. måned aftales særskilt. Tjenesten må ikke anvendes på en måde, der urimeligt belaster platformen eller tredjeparts-API’er. Vi kontakter kunden før en eventuel tilpasning. Der opkræves ikke et ikke-aftalt merforbrugstillæg.

8. Drift, vedligeholdelse og support

Supportformularen i dashboardet kræver login til en kundekonto med et aktivt, betalt abonnement. E-mail kan fortsat bruges til spørgsmål om konto, betaling og øvrige henvendelser. Supporthenvendelser behandles i Linear og via e-mail, og vores medarbejdere kan bruge AI-assistance til undersøgelse og svar under CT-IT ApS' ansvar; kunden bør kun medtage nødvendige oplysninger og må ikke indsende adgangskoder, API-nøgler eller unødvendige personoplysninger. Der loves ikke en fast svar- eller løsningstid, medmindre det er særskilt aftalt.

Vi arbejder for stabil drift og foretager rimelige tiltag ved fejl. Planlagt vedligeholdelse placeres så vidt muligt uden for almindelig arbejdstid. Medmindre en særskilt serviceniveauaftale er indgået, garanteres der ikke uafbrudt eller fejlfri drift.

Eksterne ændringer hos Shopify, RackBeat, Stripe eller andre leverandører kan kræve tilpasning, midlertidig begrænsning eller ændring af en funktion.

9. Data, logs og ophør

Driftslogs, driftsmailkøer, webhook-flowdata og Stripe-hændelseskvitteringer gemmes normalt i højst syv dage; selve kortdataene lagres ikke hos Linkivo. Godkendte og afviste beslutninger i godkendelseskøen gemmes normalt i op til 30 dage, mens uafklarede beslutninger normalt gemmes i op til 90 dage. Aktuel integrationsstatus og nødvendige mappings kan gemmes længere, mens abonnementet er aktivt. Kunden bør fortsat have egne kopier i kildesystemerne.

Ubekræftede onboardingansøgninger slettes normalt efter ét døgn. E-mailbekræftede ansøgninger, som ikke gennemfører betaling, slettes normalt efter 30 dage. Den midlertidige onboardingkopi slettes normalt senest syv dage efter, at kunden er oprettet; nødvendige kunde-, aftale- og integrationsdata følger herefter de almindelige opbevaringsregler.

Brugere med den nødvendige adgang kan under Indstillinger permanent slette tidligere integrationsdata for en valgt periode eller hele historikken. Tilhørende produktkoblinger, godkendelser og kørselslogs kan medtages uden for perioden for at sikre en sammenhængende nulstilling. Alle indstillinger, forbindelsesoplysninger, brugere, abonnementer og registreret forbrug bevares. Økonomiprofiler og bevarede regnskabstilknytninger kræver en assisteret nulstilling, så overførselskvitteringer bevares. Funktionen sletter ikke data i tilsluttede systemer. Efterfølgende kørsler kan hente og behandle data igen efter de gemte regler, herunder medføre ændringer eller dubletter; kunden skal kontrollere regler og ordreperiode før genstart.

Ordreflowets detaljerede ordre- og adressekopier fjernes fra den aktive historik efter syv dage. Minimale overførselskvitteringer og kundetilknytninger bevares for at forhindre dubletter; de omfatter systemidentifikatorer, behandlingsstatus og en hash af matchemailen. En nulstilling af disse tilknytninger kræver assisteret afstemning. Opbevaring og sletning ved aftaleophør følger databehandleraftalen.

Supplerende oplysninger kan eksporteres fra Linkivo. Kunden er ansvarlig for at kontrollere kilde, valuta, enheder, historiske dokumentoplysninger og egne rettelser. En Linkivo-eksport ændrer ikke leverandørens felter og erstatter ikke et lovpligtigt regnskabsarkiv. Ved ophør kan kunden anmode om et rimeligt dataudtræk, hvis det er teknisk muligt. Herefter slettes eller anonymiseres data efter gældende aftale, lovkrav og vores dokumenterede sletteprocedurer.

10. Immaterielle rettigheder

CT-IT ApS beholder alle rettigheder til Linkivo, software, design, dokumentation og generelle forbedringer. Kunden beholder rettighederne til egne data, varemærker og materiale. Kunden giver os den begrænsede ret til at behandle data, som er nødvendig for at levere tjenesten.

11. Fortrolighed og sikkerhed

Parterne skal beskytte fortrolige oplysninger og kun bruge dem til aftalens formål. Linkivo anvender blandt andet krypteret opbevaring af forbindelsesoplysninger, rollebaseret og kundebaseret adgang, signerede sessions med inaktivitetsudløb, serverbeskyttet databaseadgang, engangskoder ved hvert login og vedvarende begrænsning af gentagne loginforsøg.

12. Ansvar

Hver part er ansvarlig efter dansk rets almindelige regler med de begrænsninger, der følger her. Linkivo er ikke ansvarlig for indirekte tab, driftstab, tabt avance, tabte besparelser eller tab, der skyldes kundens opsætning eller tredjepartssystemer.

Medmindre tabet skyldes forsæt eller grov uagtsomhed, er CT-IT ApS’ samlede ansvar i en 12-måneders periode begrænset til det beløb, kunden har betalt for Linkivo i samme periode. Begrænsningen gælder ikke, hvor den ikke lovligt kan aftales.

13. Varighed og opsigelse

Et løbende månedsabonnement kan opsiges til udgangen af den aktuelle betalingsperiode, medmindre andet er aftalt. Ingen del af en allerede påbegyndt periode refunderes som udgangspunkt.

Ved væsentlig misligholdelse kan aftalen ophæves, hvis forholdet ikke er afhjulpet inden en rimelig skriftlig frist. Alvorlige sikkerhedsbrud eller ulovlig brug kan medføre øjeblikkelig suspension.

14. Ændringer

Vi kan opdatere vilkårene, når produktet, lovgivningen eller leverandørforhold ændres. Væsentlige ændringer varsles normalt mindst 30 dage før ikrafttræden. Hvis en væsentlig ændring er til klar ulempe for kunden, kan kunden opsige abonnementet før ændringen træder i kraft.

15. Lovvalg og tvister

Aftalen er underlagt dansk ret. Parterne skal først forsøge at løse en tvist i dialog. Kan dette ikke lykkes, afgøres tvisten ved de danske domstole med CT-IT ApS’ hjemting som aftalt værneting.

16. Kontakt

Spørgsmål om brugsvilkårene kan sendes til support@linkivo.dk.